Bewaartermijnen voor AI-prompts, -output en audit logs onder AI Act en AVG

Er bestaat geen enkele bewaartermijn voor alles wat een AI-systeem produceert. Onder de EU AI Act bewaren aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen met een hoog risico de automatisch gegenereerde logs die onder hun controle vallen gedurende een periode die passend is voor het doel van het systeem, van ten minste zes maanden, tenzij ander Unierecht of nationaal recht, in het bijzonder gegevensbeschermingsrecht, anders bepaalt. Onder de GDPR mogen prompts, outputs en logs die mensen identificeren niet langer worden bewaard dan hun doel vereist, en de verwerkingsverantwoordelijke moet dat kunnen aantonen. Openbare archieven in Australië en de Verenigde Staten komen vanuit een archiefperspectief tot dezelfde conclusie: bewaar wat een besluit documenteert, en vernietig de rest volgens een goedgekeurde regel. In onze analyse is het verdedigbare antwoord een bewaarmatrix per gegevenscategorie, met per categorie een doel, een rechtsgrondslag, een periode, een trigger en bewijs van verwijdering.

Waarom is er geen enkele bewaartermijn voor AI-prompts, outputs en logs?

Omdat een AI-workflow verschillende soorten informatie produceert, en elk daarvan onder zijn eigen regels valt. Een prompt kan persoonsgegevens of vertrouwelijke cliëntinformatie bevatten. Een output kan onderdeel worden van een dossier, een besluit of advies aan een cliënt. Een log kan het enige bewijs zijn van hoe een systeem met een hoog risico zich heeft gedragen. Technische documentatie beschrijft hoe het systeem is gebouwd.

Elk van deze categorieën valt onder een ander regime. De AI Act stelt een minimumbewaartermijn vast voor logs van systemen met een hoog risico en voor aanbiedersdocumentatie. De GDPR stelt een maximum vast voor alles wat een persoon identificeert. Het archief- en bewaarrecht bepaalt wat als een vastlegging van officiële werkzaamheden telt. Sectorregels, zoals wetgeving voor financiële diensten, voegen hun eigen verplichtingen toe.

In onze analyse ontstaan de meeste bewaargeschillen wanneer een organisatie dit alles behandelt als één "AI-gegevens"-bak met één standaardperiode, meestal de instelling waarmee de leverancier het product leverde. Die standaard is een technische keuze, geen juridische beoordeling.

Wat vereist de EU AI Act voor logs van AI-systemen met een hoog risico?

Artikel 12 van de AI Act vereist dat AI-systemen met een hoog risico technisch de automatische registratie van gebeurtenissen (logs) gedurende de levensduur van het systeem mogelijk maken. De logging moet het registreren mogelijk maken van gebeurtenissen die relevant zijn voor het identificeren van situaties die kunnen leiden tot een risico of een substantiële wijziging, voor monitoring na het in de handel brengen onder artikel 72, en voor de monitoring door de gebruiksverantwoordelijke van de werking van het systeem onder artikel 26, lid 5.

Voor één categorie, systemen voor biometrische identificatie op afstand genoemd in punt 1(a) van bijlage III, specificeert artikel 12, lid 3, de minimale inhoud: de periode van elk gebruik, de geraadpleegde referentiedatabase, de invoergegevens die tot een match hebben geleid, en de identificatie van de natuurlijke personen die betrokken waren bij het verifiëren van de resultaten. Die gedetailleerde onderdelen gelden voor die categorie; voor andere systemen met een hoog risico volgt de inhoud uit de doeleinden in artikel 12, lid 2.

De bewaring zelf is op twee plaatsen vastgelegd. Artikel 19 verplicht aanbieders de automatisch gegenereerde logs die onder hun controle vallen te bewaren "gedurende een periode die passend is voor het beoogde doel van het AI-systeem met een hoog risico, van ten minste zes maanden", tenzij toepasselijk Unierecht of nationaal recht, in het bijzonder inzake de bescherming van persoonsgegevens, anders bepaalt. Artikel 26, lid 6, legt dezelfde verplichting, met dezelfde ondergrens van zes maanden, op aan gebruiksverantwoordelijken voor de logs die onder hun controle vallen.

Twee details zijn van belang voor besluitvormers. Ten eerste geldt de verplichting voor logs "die onder hun controle vallen": als een leverancier de logs beheert, bepaalt het contract of u eraan kunt voldoen. Ten tweede bewaren financiële instellingen die onderworpen zijn aan vereisten voor interne governance onder Unierecht voor financiële diensten deze logs als onderdeel van de door dat recht vereiste documentatie, wat doorgaans langere periodes betekent.

De AI Act stelt ook een veel langere periode vast voor aanbiedersdocumentatie. Onder artikel 18 houden aanbieders de technische documentatie, de documentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem, besluiten van aangemelde instanties en de EU-conformiteitsverklaring beschikbaar voor de autoriteiten gedurende tien jaar nadat het systeem in de handel is gebracht of in gebruik is genomen.

Deze verplichtingen gelden voor systemen met een hoog risico vanaf de data waarop de regels voor hoog risico voor elke categorie van kracht worden, zoals uiteengezet in onze analyse van de AI Act na de Digital Omnibus.

Hoe beperkt de GDPR hoe lang AI-prompts en logs mogen worden bewaard?

Artikel 5, lid 1, onder e, GDPR vereist dat persoonsgegevens worden "bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt". Artikel 5, lid 2, voegt daaraan toe dat de verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor, en moet kunnen aantonen dat, dit beginsel wordt nageleefd.

De GDPR stelt geen aantal dagen vast. Het stelt een toets vast: is er nog een doel dat deze gegevens in identificeerbare vorm vereist? Voor AI-workflows geldt die toets afzonderlijk voor elke categorie. Een prompt met de naam van een cliënt die eenmalig is gebruikt om een brief op te stellen heeft een ander doel, en een kortere gerechtvaardigde levensduur, dan een auditlog die een besluit over die cliënt documenteert.

De AI Act en de GDPR zijn hier zo geschreven dat ze op elkaar aansluiten. Artikelen 19 en 26, lid 6, stellen hun ondergrens van zes maanden vast "tenzij anders bepaald" in Unierecht inzake de bescherming van persoonsgegevens. In onze lezing betekent dit dat de ondergrens het gegevensbeschermingsrecht niet terzijde schuift, en dat de periode boven de ondergrens nog steeds gerechtvaardigd moet zijn door het doel van het systeem. Identificeerbare logs jarenlang bewaren "omdat de AI Act logging vereist" is geen verdedigbare lezing van een van beide verordeningen.

Een praktisch gevolg: hoe minder persoonsgegevens er überhaupt in prompts en logs terechtkomen, hoe eenvoudiger beide verplichtingen worden. Het pseudonimiseren van identificerende waarden voordat ze een model bereiken, en het loggen van verwijzingen in plaats van volledige inhoud waar het doel dat toelaat, vermindert wat later gerechtvaardigd moet worden.

Wat zeggen openbare archieven over het bewaren van AI-vastleggingen?

Twee nationale archieven hebben richtlijnen uitgebracht die ook ver buiten de publieke sector nuttig zijn, omdat ze de vraag beantwoorden waar elke organisatie voor staat: welke van deze AI-materialen is een vastlegging?

Australië (Commonwealth-agentschappen). The National Archives of Australia stelt dat agentschappen "niet elke AI-output, prompt, input of chatlog hoeven te bewaren". Zij moeten bestaande records authorities toepassen en een consistente, risicogebaseerde aanpak hanteren. Outputs worden bewaard wanneer het definitieve records zijn, wezenlijk bijdragen aan een significant record, bewijs leveren van een activiteit met een hoog risico of een gevoelige activiteit, of worden gebruikt als bewijs van een aanbeveling of beslissing. Prompts, inputs, brongegevens en metadata worden bewaard "wanneer zij nodig zijn om context te bieden ter ondersteuning van een bewaarde AI-output of om aan te tonen hoe een beslissing tot stand is gekomen". Prompt- en responslogs zullen over het algemeen een lage waarde hebben en in aanmerking komen voor vernietiging, maar agentschappen moeten een passende bewaartermijn vaststellen. Kleine concepten, ongebruikt onderzoek en output die alleen ter referentie dient, kunnen over het algemeen worden vernietigd volgens normale administratieve praktijk.

Verenigde Staten (federale agentschappen). Een memorandum van de National Archives and Records Administration over de toepassing van de Federal Records Act op AI-materialen maakt hetzelfde onderscheid. Het gebruik van een AI-platform creëert op zichzelf geen federale records. Of een AI-materiaal een record is, hangt af van hoe het wordt gebruikt: of het agentschap erop vertrouwt bij besluitvorming, het gebruikt om officiële zaken af te handelen, het verspreidt of het opneemt in een systeem van het agentschap. Prompts die in een systeem van een agentschap zijn vastgelegd en voor officiële doeleinden worden gebruikt, vergaderverslagen die dienen als het officiële record, audittrails die worden gebruikt voor officiële zaken zoals onderzoeken, en outputs die worden gebruikt voor officiële zaken zijn waarschijnlijk records. AI-records mogen alleen worden vernietigd volgens een door NARA goedgekeurd records schedule; sommige zullen tijdelijke of tussenliggende records zijn die kunnen worden vernietigd wanneer ze niet langer nodig zijn.

In onze analyse komen beide archieven vanuit een verschillend juridisch uitgangspunt tot hetzelfde principe: bewaring volgt op gebruik. Hoe meer een beslissing op een AI-output steunt, hoe meer van de context ervan (prompt, bronnen, model, beoordelaar) daarmee moet blijven bestaan.

Wat voegen gereguleerde sectoren toe aan het beeld?

Sectortoezichthouders verwachten steeds vaker vastlegging van hoe AI is gebruikt, zelfs waar zij daar geen specifieke bewaarregel voor hebben opgesteld.

Verenigde Staten (broker-dealers). FINRA's 2026 Annual Regulatory Oversight Report merkt op dat het gebruik van generatieve AI "regels kan raken met betrekking tot supervisie, communicatie, recordkeeping en fair dealing", en verwijst naar FINRA Rule 3110 over supervisie. Tot de beschreven praktijken behoren het opslaan van prompt- en outputlogs ten behoeve van verantwoording en probleemoplossing, het bijhouden van welke modelversie is gebruikt en wanneer, en het overwegen hoe de acties en beslissingen van AI-agents kunnen worden gevolgd. Deze worden gepresenteerd als overwegingen en niet als een nieuwe bewaartermijn; de bestaande recordkeeping-verplichtingen van de onderneming bepalen hoe lang dergelijke records worden bewaard.

Europese Unie (financiële instellingen). Zoals hierboven opgemerkt, leidt de AI Act zelf de logs van hoogrisicosystemen die door financiële instellingen worden gebruikt naar de documentatie die wordt bewaard onder het Unierecht inzake financiële diensten.

Voor advocaten, notarissen en andere beroepen met geheimhoudingsplichten kunnen regels inzake beroepsgeheim en vertrouwelijkheid aanvullende beperkingen opleggen aan de verwerking en bewaring van prompts die bevoorrechte of vertrouwelijke stof bevatten; de toepasselijke regels hangen af van het beroep en de jurisdictie.

Hoe bouwt u een verdedigbaar bewaarschema voor AI-gegevens?

In onze analyse houdt een bewaarschema voor AI-gegevens stand wanneer elke regel daarin dezelfde acht vragen beantwoordt. Dat maakt van een vaag beleid iets wat een toezichthouder, auditor of rechter kan toetsen.

1. Categorie. Prompts en inputs; brondocumenten die aan het model worden aangeleverd; outputs; records van menselijke beoordeling en goedkeuring; systeemlogs; model- en configuratiemetadata (modelversie, instellingen); technische documentatie.
2. Doel. Waarom deze categorie überhaupt wordt bewaard: het documenteren van een beslissing, post-market monitoring, probleemoplossing, supervisie, een juridische vordering.
3. Rechtsgrondslag en regime. AI Act (Artikel 19 of 26(6), Artikel 18), GDPR-doel en rechtmatige grondslag, archiefrecht, sectorrecht, beroepsregels.
4. Termijn. Een getal, met het regime dat de ondergrens bepaalt en het doel dat alles daarboven rechtvaardigt.
5. Trigger. Wanneer de termijn ingaat: aanmaak, afsluiting van het dossier of de zaak, einde van het gebruik van het systeem, einde van een contractuele relatie.
6. Locatie en controle. Welk systeem het bevat, en of het onder uw controle valt of die van de leverancier. Dit bepaalt of u überhaupt aan Artikel 19 en 26(6) kunt voldoen.
7. Verwijderingsmethode en bewijs. Hoe het aan het einde van de termijn wordt verwijderd of gepseudonimiseerd, en welk record aantoont dat dit is gebeurd.
8. Eigenaar en uitzonderingen. Wie verantwoordelijk is, en hoe een legal hold de verwijdering opschort wanneer een rechtszaak, een onderzoek of een inzageverzoek aanhangig is.

Drie onderscheidingen maken het schema in de praktijk werkbaar. Scheid wat een beslissing documenteert van wat iemand slechts heeft helpen nadenken: de Australische en Amerikaanse richtlijnen staan beide toe dat het tweede vroegtijdig wordt vernietigd. Houd de context van een gebruikte output daarbij, zodat de prompt, de bronnen, de modelversie en de menselijke beoordelaar kunnen worden gereconstrueerd. En houd identificerende inhoud buiten langdurig bewaarde logs waar een verwijzing of een gepseudonimiseerde waarde hetzelfde doel dient.

Voor agentic AI geldt dezelfde logica met meer gewicht, omdat de acties van een agent effecten kunnen hebben die een enkel antwoord niet heeft. Hoe u een verifieerbare tijdlijn van autonome acties bijhoudt, komt aan bod in onze gids over het loggen en reconstrueren van de acties van AI-agents.

Wat moet een bestuur, DPO of CISO kunnen aantonen?

In onze analyse bevindt een organisatie zich in een verdedigbare positie wanneer zij op verzoek het volgende kan overleggen:

• het bewaarschema zelf, met de acht bovenstaande elementen voor elke AI-datacategorie die in gebruik is;
• voor elk AI-systeem met een hoog risico, bewijs dat de logs ten minste zes maanden worden bewaard en waar ze worden bewaard, inclusief de contractuele positie wanneer een leverancier ze bewaart;
• voor elke categorie die persoonsgegevens bevat, het doel dat de bewaartermijn rechtvaardigt en bewijs dat gegevens worden verwijderd of gepseudonimiseerd wanneer de termijn afloopt;
• voor een steekproef van beslissingen die op AI-output berustten, de bewaarde context: prompt, bronnen, modelversie en de persoon die het heeft beoordeeld en goedgekeurd;
• de procedure voor legal hold, en bewijs dat deze is toegepast toen dit voor het laatst nodig was.

Menselijk toezicht op beslissingen met een hoog risico vereist een eigen bewijslaag, die we beschrijven in ons artikel over het loggen van menselijk toezicht per beslissing.

Wat zouden besluitvormers hun AI-leveranciers over bewaring moeten vragen?

Omdat de verplichtingen van de AI Act betrekking hebben op logs die onder uw controle staan, maken leveranciersvoorwaarden deel uit van compliance. Voordat u voor werk dat onder deze regels valt vertrouwt op een AI-dienst, is het redelijk om te vragen:

• Welke prompts, outputs en logs bewaart de dienst, hoe lang en waar?
• Kan bewaring per workspace of per dossier worden geconfigureerd, inclusief kortere termijnen voor persoonsgegevens en langere voor beslissingsrecords?
• Kunnen logs volledig worden geëxporteerd, zodat u zelf aan een verplichting van zes maanden of langer kunt voldoen?
• Wordt klantinhoud gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren, en kan dat worden uitgesloten?
• Welk bewijs levert de leverancier wanneer gegevens aan het einde van een termijn of op verzoek worden verwijderd?
• Hoe ondersteunt de dienst een legal hold?

Bewaring is geen instelling die u na een incident ontdekt. Het is een beslissing die de organisatie vooraf neemt, per categorie, met een reden die zij kan uitleggen, en die beslissing blijft bij de mensen die verantwoordelijk zijn voor het werk.

Meer artikelen over dit onderwerp zijn verzameld in het overzicht EU AI Act en compliance.

Bronnen: Bewaarplichten zijn ontleend aan de EU AI Act, artikelen 12, 18, 19 en 26, en AVG artikel 5 op EUR-Lex, met archiveringsrichtlijnen van de National Archives of Australia en de US National Archives and Records Administration, en sectorcontext van FINRA.